DTFV bestyrelsesmøde 25.03.18

Udgivet af DTFV den 8. april 20188. april 2018

DTFV bestyrelsesmøde 25.03.18

Mødedeltager:

1. Suganya Sivasundaram
2. Antony Patrick
3. Paskaran Seenithamby
4. Tharmendran Muthukumar
5. Sugeevan Nagendram
6. Kumar Kathiravelu
7. Thankarajah
8. Selvarajah Veerasingam
9. Kavitha Mathi.

Referent: Kavitha Mathi
Sted: Houlkærhallen

Dagsorden

• Bestyrelsens rolle:
• Formanden
• Sekretær
• Øvrige medlemmer af bestyrelsen
• Kommunikation ud til medlemmer: Drøft med medlemmer fra bestyrelsen inden der meldes ud til medlemmer
• Opdatering af hjemmeside, facebook page,
• Mailingliste til medlemmer, sport, mahalir
• Frivillig – træning af børn
• Fritidsrådet – kan DTFV få input?
• Fællesspisning – hvad skal der ske?
• Sport turnering/hyggedag
• Sport lokale booking
• Julefest ( 08/12-2018)
• 5 års jubilæum / Fællesspisning

Bestyrelsens rolle/ intern arbejdsgang
Formanden – indkalder og leder bestyrelsesmøder. Beslutninger træffes af den samlede bestyrelse.
Formand har ansvar for at sørge for lokaler til fester og arrangementer.
Næstformand: Ved formandens fravær, indkalder og leder bestyrelsesmøder
Sekretær: At kommunikere ud til medlemmer. Sørger for at sende referat ud til medlemmer samt opdatering af foreningens hjemmeside
Kasserer: Ansvarlig for økonomi, overblik over nye medlemmer.
Sport – har mailingliste til sport medlemmer og kommunikerer via dette. Er ansvarlige for at booke lokaler, der er sportsrelaterede. Ansvarlig for at koordinere og planlægge sportsdag og lign aktiviteter. Ansvarlig for opdatering facebook page, byde velkommen til nye medlemmer.
Kultur: Ansvarlig for at koordinere og arrangere fester/arrangementer, Tovholder på arrangementer, Ansvarlig for udflugter og rejser
Børn og unge: initiativtager for arrangementer og aktiviteter for børn.
Kommunikation
Henvendelser fra medlemmer og eksterne henvendelser skal sendes til bestyrelsen. Bestyrelsen skal være enig i besvarelser, der sendes ud.
Der er behov for at opdatere hjemmeside og facebook page. Siderne skal gøres mere attraktivt og øjenfaldende. Der er truffet beslutning om, at der skal være billeder af bestyrelsesmedlemmerne på hjemmesiden. Mathi er i gang med at lave en hjemmeside, og Pas har løbende kontakt til mathi ift. den nye hjemmeside.
Indran og Kavitha er ansvarlige for opdatering af facebook page. Pagen skal bruges til at vise de tiltag og aktiviteter, som foreningen laver.
Kommunikationen skal foregå via mail. Der oprettes mailingliste for: Sport, hvor der skal være mulighed for kommunikation fra sportsansvarlige samt mellem spillere.
Der oprettes mailingliste, således bestyrelsesmedlemmer også har mulighed for at kommunikere ud til medlemmer (eks. kultur, børn&unge)
Regnskab
Storebox: Oprettelse af bruger, kvittering opbevares der ift regnskab. Kavitha og Paskaran følger op dette.
Sport
Hyggedag
Der har været forvirring omkring turnering/hyggedag. Det blev på forrige bestyrelsesmøde besluttet, at DTFV ikke arrangerer en turnering, men i stedet støtter op omkring en hyggedag for badmintonspillere. Foreningen finder 2 datoer og stiller hal til rådighed, og interesserede medlemmer arrangerer/planlægger hygge dagen.

Anthony har modtaget klager fra badmintonspillere, at nogen spiller kun ønsker at spille med bestemte.
Der har været trænet op til World Cup, og flere af spillerne har ønsket at træne med deres partner.
Medlemmer skal derfor opfordres til at tænke over dette og sørg for inkluderer alle i spillet.
Forslag – Man kan evt. ændre spillet til at man kun spiller til 15 point. Spillerne skal høres i dette forslag.
Der er sendt udmelding på facebook page om at badminton skal stoppes kl. 16:00. Anthony har modtaget klage fra medlemmer omkring hvorfor information blev meldt på facebook og ikke på e-mail. Nogle spillere følte sig stødt over meldingen uden en ordentlig forklaring.
Sport har endnu ikke aktiveret mailingliste, men der arbejdes ihærdigt på dette.
Indran har modtaget mail fra Jens, der er ansvarlig for leje af lokaler. Han skriver bl.a. at vi skal overholde tidspunkterne for leje af hallen. DTFV betaler leje for tidsrummet fra 14:00 til 16:00, og vi må kun bruge hallen i det nævnte tidspunkt for sportsaktiviteter. medlemmerne er velkommen til at bruge cafeteriet til at hygge efter badminton.
Der er mulighed for at spille volleyball. Det kræver at der bliver samlet 8 spillere. Indran har undersøgt, og der er mulighed for at sætte net op, således at badmintonspiller ikke bliver generet af bold på banen. Der er mulighed for at frigøre en bane til volleybold.
Selva har ansvaret for at iværksætte dette. Kravet er at der skal være 8 medlemmer til at spille.Der er kommet forslag om at spiller både kan spille badminton og Volleyball skiftevis, hvilket ikke kan imødekommes. Hvis der bliver frigjort en bane til Volleyball, forventes det at banen bliver brugt.
Der har været afstemning på facebook page omkring hvor mange der har lyst til at spille badminton d. 1. april, da de fleste spillere er til World Cup turnering i Nyborg. Der er 4 medlemmer, der har tilkendegivet at de gerne vil spille.
Det besluttes, at hallen er til rådighed 1 time for de 4 spiller d. 1. april.
Houlkærhallen vil være lukket i juni 2 uger, da gulvet skal lakeres.
Fritidsrådet – Folkeoplysningen – DTFV er Ikke godkendt, da vi hidtil ikke har haft kontinuerligt aktiviteter for børn. Det er gældende for børn under 24 år. Der skal undersøges hvilken dokumentation, der er behov for hvis der skal søges tilskud eks. navn og cpr. nr. Der skal også undersøges hvordan foreningen opbevarer personfølsomme oplysninger.

Sportsdag d. 26.  maj

Sportsdagen nærmer sig og planlægningen skal i gang, Indran vil kort orientere omkring sportsdagen til fællesspisning d. 7. april.
Det besluttes, at foreningen sørger for salg af drikkevarer og mad. Selva og Anthony er ansvarlige for dette
Sponsor til sportsdag – det kræver at der bruges tid på at undersøge i diverse butikker om muligheden for sponsor. Indran vil undersøge dette.
Der drøftes behovet for pokaler til sportsdag. Kan der findes andre præmie, der kan være mere gavnligt for børnene? eks strømper, sportstrøje mm.
Der er kommet forslag om at få sponsor og bruge sponsorgaveren til lotteri
Socialt samvær:
For at styrke de sociale og tiltrække flere medlemmer om søndagen, blev der drøftet muligheden for at stille kaffe/the til rådighed 1 gang om måneden. Der er mulighed for at spille bordtennis, eller sidde og nyde en kop kaffe i cafeteriet. Der undersøges om der kan lånes lokale til at lave kaffe
Kultur:
(Udvalget består af Sujevvan, Mathi, Pas og xxx)
Fællesspisning
Fællesspisning fra 16:00 – 23:00. Bestyrelsen møder 15:30 og hjælper til med de praktiske opgaver inden fællesspisning.
Der er udarbejdet følgende program til fællesspisning. Dette sendes ud til medlemmerne, således at medlemmer er oplyst om hvad der skal ske til fællesspisning

Formand byder velkommen                                                                                                                                Takketale til tidligere medlemmer af bestyrelse (næstformand)
Præsentation af den nye bestyrelse
Præsentation af nye medlemmer i foreningen
Gave til Sutha ift. logo konkurrence
Præsentation af hjemmeside, facebook page, mailingliste
Orientering af aktiviteter for børn
Praktisk info vedr. Sportsdag
Underholdning (Indran, Selva & Anthony)

Der sendes mail til medlemmer omkring tilmelding til fællesspisning
Foreningen sørger kaffe, the, kop, krus, tallerken mm. Paskaran sørger for indkøb.
Kavitha: skal finde folk til at lave kager til fællesspisning.
Selva: laver rolls, giver kvittering.
Arrangementer
Julefest – TFKV har rettet henvendelse om de (foreningen) har reserveret d. 8. december til juleafslutning. Bestyrelsen har allerede meddelt medlemmer om at reservere dagen, samt at det har ikke været muligt for bestyrelsen at finde en anden dato, er det derfor besluttet at vi holder fast i datoen. Fremadrettet skal bestyrelsen være obs på andre arrangementer i Viborg, således at vi ikke rammer de samme datoer.
Det besluttes at holde Julefest og jubilæumsfest sammen.
Saraswati posai: Ammama har rettet henvendelse vedr. saraswati poosai. Hun har meddelt formanden at hun ikke længere har overskud til at arrangere festen. DTFV vil derfor arrangere dette i fremtiden. Ammama vil fortsat få mulighed for at være en del af arrangementet og vil fortsat stå for poosai. De resterende opgaver varetages af foreningen. Formand har orienteret ammama om, at DTFV inviterer medlemmerne til festen.
Behovet for at holde Saraswati poosai blev drøftet i bestyrelsen. Om der er behov at holde når tamilsk skole også holder det. Det blev besluttet at foreningen holder festen. Børnene optræder med dans, drama mm og det er en af de fester, hvor børnene bidrager med.
Formanden orienterer at Kirupa laver invitationer til fester
Fællesspisning – Ved fremtidige fællesspisninger, forsøges der at arrangere foredrag mm.
Børn unge
Sports aktiviteter for børnene om søndagen. Hver søndag fra kl. 15-16 vil der være børneaktiviteter i multisalen på Houlkærskolen. Der vil være en voksen tilstede som vil være ansvarlig for børneaktiviteter. Sutha, Niransan, Mathi, Suhanya og Dilakasen har sagt ja til at lave aktiviteter for børnene. Der vil blive udarbejdet en plan, således de voksne går på skift. Forældrene bliver orienteret om dette..
Lektiehjælp opstartes efter påskeferie – Mathi vil uddybe dette til bestyrelsen.
Evt.
DTFV er godkendt i kulturrådet, og på baggrund af godkendelsen, stiller kommunen ungdomsskolen til rådighed. Der er mulighed for at søge om tilskud til aktiviteter til børnene, men det kræver dog nogle tilføjelser i vedtægten. Der skal arbejdes på en vedtægt ændring, så der foreligger noget klar til næste generalforsamling .
Antony: Mangler trådløs mikrofon, 2 stk koster 2000 kr. Mangler også headset. Suganya vil undersøge om de kan købes via Grundfos, brugt.