Referat af generalforsamling d.06/05-24
Kære Medlemmer
DTFV har afholdt generalforsamling lørdag d.06/05-23 i frivilligehus. Det var hyggeligt, har været god stemning og et godt møde. Mange tak til de fremmødte på dagen og for inputs til mødet. Vi startede med kaffe, te, kage og vadai.
Vi siger tak til Sutha vamadevan der gav vadai. Vi vil også gerne sige en stor tak til jer der har givet en hånd med oprydning.
Generalforsamling
Lørdag d. 04.maj 2024 kl.15.30
Frivilliges Hus, Ll.Sankt Hans Gade 7, 8800 Viborg.
Referat
Dirigent: Mahendran Sundaralingam
Referent: Tharsini Sivayogajeyam
31 medlemmer tilstede
Formanden byder alle velkommen.
Bestyrelsens beretning
Formanden starter med at orientere om alle de begivenheder der er blevet afholdt under nuværende bestyrelse. Bl.a sporstdag, juleafslutning, Pongal, hold turnering, Navaratri, mv. Alle arrangementer er gået godt og der har været god tilslutning til alle arrangementerne, hvilket bestyrelsen er meget glade for. Formanden takker alle for støtten og en særlig tak til magalirpirivu.
MagalirPirivu beretning:
Magalir ansvar, Ranji, fortæller, at Magalir pirivu går rigtig godt. De har indtil videre afholdt 6 arrangementer, bla. hyggeaften med fællespisning, saree udukal , yoga undervisning, maalai kaddal, Hairstyle. Kommende begivenhed afholdes D.18/5/24 hvor Sutha vil vise, hvordan man laver icing cake.
Til alle arrangementerne har der været en tilslutning på ca 15-20 kvinder, hvilket der er stor glæde over. Ranji håber der vil blive ved med at være så store tilslutning og flere kvinder vil tilslutte sig gruppen. Ranji takker bestyrelsen for støtten.
Forelæggelse af årsregnskab
Kirupaharan oplyser om regnskabet for i år og sidste år 2023. Der henvises til det vedhæftede regnskab, som alle medlemmer har fået tilsendt på mail.
Aktiver dagens dato er: 30.300 hvilket skyldes alle lige har betalt medlemskontingent og sportskontigent samt sponsorat fra Jeyaraja. Alle takker for støtten fra Jeyaraja.
Lige nu er der i alt: 104 medlemmer, hvoraf 78 er voksne og 26 er børn.
Der er et fald i antallet af sportsmedlemmer, som nu er på 16 medlemmer.
Alle godkender regnskabet.
Valg af 5 medlemmer til bestyrelse:
Nuværende 5 bestyrelsesmedlemmer orienterer om at de alle træder tilbage.
Der er bred enighed blandt de fremmødte at nuværende bestyrelse har gjort det rigtig godt og derfor ønsker flertallet at bestyrelsen fortsætter.
Hvert enkelt medlemmer i bestyrelsen får mulighed for at begrunde deres beslutning om at træde tilbage.
Anthony: Jeg ønsker at give plads til nye medlemmer.
Devan: Jeg ønsker også at give plads til nye medlemmer, da jeg i nu mange år har været en del af bestyrelsen. Jeg ser gerne andre byder til og tilslutter sig bestyrelsen.
Prakash: Jeg har altid sagt og lovet tidligere formand Ganesh at jeg bliver i bestyrelsen i 2 år, hvilket jeg har overholdt. Ønsker nu give posten videre til en anden.
Kirupa: Jeg har været glad for at være kassere og jeg takker især Anthony og Ranji for deres hjælp og samarbejde ifm. Opgørelse af regnskabet. Men det har taget meget af min tid og ressourcer samtidig med jeg også har haft andre opgaver ved siden af.
Mahendram: Jeg har været glad for at være en del af bestyrelsen, men jeg tror på andre kan gøre det lige så godt.
Nuværende suppleanter Ganesh og Sundar fortsætter.
Mano oplyser, at vi i dag skal have valgt 5 bestyrelsesmedlemmer. Hvis ikke der findes nogen i dag, vil der blive afholdt et ekstraordinært møde snarest, hvor der SKAL vælges 5 bestyrelsesmedlemmer. Hvis ikke det er muligt, ender foreningen med at lukke.
Bestyrelsen spørges ind til hvad den største udfordring har været for bestyrelsen.
Bestyrelsen fortæller, at et stort problem er at de ikke har nok støtte ift. opgavefordeling til arrangementerne. De oplever at flere forventer at det er bestyrelsen som skal stå med alt ansvaret til hvert arrangement. På fællesmøderne er der ikke mange som tilbyder deres hjælp på egen hånd.
Flere giver udtryk for at årsagen måske kan skyldes at bestyrelsen ikke melder tydeligt ud på forhånd, hvilke opgaver de har brug for hjælp til. Der foreslås at bestyrelsen til hvert arrangement inden fællesmøderne sender dagsorden ud med hvilke opgaver der er brug for hjælp til.
Mano giver 10 min til at drøfte hvordan vi kan løse ovenstående problem fremadrettet samt tid til at drøfte hvem som ønsker at komme ind i bestyrelsen.
Mano oplyser at nuværende 4 medlemmer gerne vil fortsætte på ’en betingelse, som er at nogle af ansvarsopgaverne fordeles ud blandt medlemmerne. Prakash ønsker fortsat at gå af. Jeyaraja ønsker at overtage posten som sportsansvarlig med hjælp fra Mano. Der er bred enighed og opbakning til den nye bestyrelse.
Der besluttes følgende:
Bestyrelsen skal lave et årshjul og sende til medlemmerne, så alle på forhånd og i god tid ved, hvornår der afholdes de forskellige arrangementer.
Ansvarlig for stereoanlæg: Sugeeven tager ansvaret for opsætning og styre stereoanlægget til arrangementerne.
Regnskab: Ranji får oplæring af Kirupa med regnskabet, hvor hun kan hjælpe med regnskabet, hvis der er brug for.
Ansvarlig for indkøb: Tharmendran og Sundar
Koordineringsansvarlig for oprydning efter hvert arrangement: Selva.
Koordineringsansvarlig for Opsætning/ rydde borde og stole til hvert arrangement: Tharsini Theivendram. Det kan evt. aftales på hvert fællesmøde.
Hjælp til kulturarrangementer: Geeva hjælper Mahendram ved behov.
Derudover besluttes at den nye bestyrelse kigger vedtægterne igennem og får den opdateret.
Behandling af indkommende forslag : ingen
Herefter afsluttede dirigienten generalforsamlingen og takkede for god ro og orden.
