Referat af ordinær generalforsamling 2019

Udgivet af DTFV den 29. april 201929. april 2019

Referat af ordinær generalforsamling 2019 søndag den 31. marts 2019
(beslutningsreferat)

Generalforsamlingen blev startet med et minuts stilhed for at mindes ofrene for borgerkrigen på Sri Lanka. Formanden bød herefter velkommen og gennemgik dagsordenen.

1. Valg af dirigent og referent: Mano, blev valgt som dirigent og Suthakaran, blev valgt som referent

2. Formandens beretning Aflæggelse ved formanden af bestyrelsens beretning om foreningens virke i det forløbne år. Formanden fortæller, at 2018 har været et stabilt år med mange gode aktiviteter, herunder omtaltes:

 Badminton-hyggedag
 Saraswathy poosai
 Sportsdag
 Kaffeklub

Formanden anførte, at bestyrelsen skulle bestå af 7 medlemmer iflg. vedtægterne. Ved foregående generalforsamling blev det midlertidigt besluttet, at bestyrelsen skulle bestå af 5 medlemmer frem til generalforsamlingen 2019. Baggrunden for dette var, at det ikke var muligt at vælge 7 bestyrelsesmedlemmer.

Formanden opfordrede medlemmer, der ønskede at være en del af bestyrelsen til at tilkendegive dette i forsamlingen. Formanden anførte endvidere, at såfremt det ikke var muligt at få valgt 7 bestyrelsesmedlemmer, ville det være nødvendigt at tilpasse vedtægterne.

Da forsamlingen ikke var i stand, at vælge to nye bestyrelsesmedlemmer, blev det besluttet at ændre i vedtægterne, således at bestyrelsen nedjusteres fra 7 til 5 bestyrelsesmedlemmer.

Vedr. bestyrelsens sammensætning Følgende fratrådte

 Anthony (bestyrelsesmedlem)
 Kirupa (revisor)
 Alex (suppleant)
 Thaya (suppleant)

Forsamlingen takkede ovennævnte for deres indsats i foreningen

Følgende blev valgt:
 Jaso – valgt som nyt bestyrelsesmedlem.
 Niransan – valgt som ny revisor
 Prakash – valgt som 1. suppleant.
 Suthakaran – valgt som 2. suppleant

Bestyrelsens sammensætning er herefter som følger (frem til næste generalforsamling i 2019):

 Suganya (formand)
 Kavitha (bestyrelsesmedlem)
 Indran (bestyrelsesmedlem)
 Paskaran (bestyrelsesmedlem)
 Jasothini (bestyrelsesmedlem)
o Prakash (suppleant)
o Suthakaran (suppleant)

Afslutningsvist opfordrede formanden medlemmerne til at bidrage til at udvikle og holde liv i foreningen. Formanden understregede, at foreningens fortsatte virke er betinget af aktive og involverende medlemmer, der bidrager til de opgaver som knytter sig til foreningen.

3. Aflæggelse af regnskab Kavitha fremlagde regnskabet og knyttede oplysende bemærkninger til enkelte poster, særligt hvor regnskabet afveg fra budgettet. Regnskabet for 2018 udviste et mindre underskud på kr. 1.587,56. Kavitha fremhævede, at især julefesten er en af årsagerne til underskuddet, idet der var gratis forplejning under julefesten. Derudover fremhævede Kavitha, at sportsudgifterne også medvirkede til at regnskabet afveg fra budgettet. Daniel supplerede hertil, at foreningen havde ydet et tilskud på 37% i 2018, hvilket var 17% mere end, hvad der blev besluttet ved foregående generalforsamling.

Kavitha orienterede forsamlingen om, at bestyrelsen fandt det nødvendigt at forhøje sportskontinget, således at sportskontingentet var mere i takt med budgettet. Sportskontingentet blev forhøjet fra kr. 160 til kr. 200.

Kavitha oplyste, at ikke alle medlemmer havde betalt kontingent, hvilket også har påvirket regnskabet. Bestyrelsen vil sende en rykker til de medlemmer, der mangler at betale.

Generalforsamlingen henstillede, at regnskabet fremover skulle medsendes i forbindelse med udsendelse af dagsorden. Bestyrelsen tog dette til efterretning.

Regnskabet blev godkendt.

4. Indkomne forslag Bestyrelsen oplyste, at der var to indkomne forslag:

1. Forslag om ændring af spilletidspunkt Indiran fremlagde forslag om at ændre spilletiden fra kl. 14-16 til et af følgende tidspunkter:

1. kl. 10-12
2. kl. 11-13
3. kl. 15-17

Indran anførte, at han ikke har mulighed for at fortsætte i sin rolle som halansvarlig, såfremt generalsamlingen besluttede at fastholde den nuværende spilletid. Forslaget blev drøftet. Derefter fulgte en afstemning. Flertallet besluttede at beholde nuværende spilletidspunkt: 14-16. Stemmerne fordelte sig således:

kl. 10-12 – 8 stemmer
kl. 11-13 – 6 stemmer
kl. 15-17 – 10 stemmer
Kl. 14-16 – 11 stemmer

Da Indran dermed bliver forhindret i at være halansvarlige, blev Daniel valgt som den nye halansvarlige. Den halansvarlige skal sørge for følgende jf. Indirans mail af 12. marts 2019 :

 Åbne hallen
 Ansvar for bolde
 Sørge for at alle overholder reglerne
 Ansvaret for nøglen

2. Forslag om ny medlemsstruktur Mathi fremlagde forslag om at tilbyde udefrakommende et begrænset “B-medlemsskab”, således at personer udenfor Viborg, som skulle have en interesse i at være en del af fælleskabet også fik muligheden for at blive medlem af foreningen.

Mathi foreslog, at B-medlemsskabet skulle give medlemmet mulighed for at deltage i foreningens aktiviteter,herunder badminton, fællesspisning, fester mm. Medlemmer med B-medlemskab, vil ikke være valgbare eller have stemmeret. Forslaget blev drøftet. Derefter fulgte en afstemning. Flertallet besluttede, at foreningen ikke skulle tilbyde et begrænset B-medlemsskab. Stemmerne fordelte sig således:

For forslaget: 13 stemmer
Imod forslaget: 19 stemmer

1. Indsamlingsmidler Ganesh bemærkede, at der ved foregående generalforsamling blev besluttet, at ansvaret for indsamlingsmidlerne på kr. 640, blev overdraget til bestyrelsen. Dette med henblik på at pengene foreløbigt skulle indsættes på foreningens konto, indtil nærmere aftalt.

Begrundelsen herfor var, at forsamlingen ikke var i stand til at opnå enighed, om hvad pengene skulle benyttes til. Ganesh fremsatte forslag om, at pengene kunne doneres til “Aram”, som er en tamilsk velgørenhedsorganisation i Viborg. Forslaget blev drøftet.

Derefter fulgte en afstemning. Det blev enstemmigt besluttet, at indsamlingspengene skulle doneres til “Aram”. Eftersom “Aram” ikke har oprettet en konto, blev det besluttet, at pengene skulle overføres til Devan’s konto.

2. Magalir og kalvi

Magalir:
Mythily oplyste, at hun ikke længere ønskede at have ansvaret for Magalir. Mythily oplyste, at der har været forsøgt at etablere flere aktiviteter for de kvindelige medlemmer, men at tilslutningen til disse ikke har været tilfredsstillende ift., det store arbejde der blev lagt i det.

Det blev besluttet, at bestyrelsen påtager sig ansvaret for Magalir udvalget.
Forsamlingen takkede Mythili for hendes flotte indsats.

Kalvi:
Sutha oplyste, at udvalget ikke havde fungeret optimalt og som håbet. Af aktivitet i 2018 blev nævnt, IT-kursus for medlemmer. Derudover havde udvalget også bidraget til sceneoptræden ved foreningens fester.

3. Alkohol Sundar oplyste, at han havde erfaret at der blev drukket alkohol til foreningens fester og arrangementer, hvorfor han ønskede at tydeliggøre at dette ikke er foreneligt med foreningens værdier. Alle var enige herom.

Da generalforsamlingen havde givet anledning til en uacceptabel tone og adfærd, blev det understreget at alle medlemmer fremover skulle holde en god tone og tale pænt til hinanden, herunder respekterer hinandens meninger og følge dirigentens anvisninger.