Beslutningsreferat – Generalforsamling d. 9 november 2014
Valg af dirigent: Mano
Valg af referent: Suthakaran
Generalforsamlingen blev indledt med 1 minuts stilhed til ære og minde om ofrene på SriLanka samt Thangamuthu Vinayagamoorthy
1. Meddelelse fra formandskabet<
a. Næstformand Thambipillai, fremlagde baggrunden for fratrædelse af den tidligere formand Murugaiah. Det blev oplyst, at Murugaiah frivilligt fratrådte posten som formand, ved skriftligt at oplyse bestyrelsen herom. (sebilag)
b. Omstændighederne for fratrædelsen og de efterfølgende problemer blev belyst og diskuteret.Der var bred enighed om, at Murugaiah, havde handlet illoyalt og i strid med vedtægterne. Bestyrelsesmedlem Suganya oplyste bl.a., at Murugaiah på eget initiativ havde forsøgt at afmelde foreningen og nedlægge dennes bankkonto. Der blev desuden oplyst at Murugaiah, i en længere periode, havde modarbejdet bestyrelsen og vanskeliggjort arbejdetfor dem, hvorfor det blev besluttet, at der skulle udpeges en ny formand. Endvidere skulle det sikres, at minimum to personer fik adgang til foreningens digitale post.
2. Valg af bestyrelsesmedlem
a. Bestyrelsesmedlem Devan aflagde bestyrelsens tanker vedr. valg af ny formand. Han så gerne at pladsen tilfaldt en person som ønskede at være engageret og samarbejdsvillig.
b. Det blev besluttet, at der skulle vælges et nyt bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen skulle herefter senest 14 dage fra valgdato beslutte, hvem der skulle være formand indtil udløb af indeværende valgperiode (oktober 2015).
c. Ingen havde på forhånd meddelt deres kandidatur.Ganesaratnam og Sujeevan meldte sig begge under generalforsamlingen som kandidater til bestyrelsen. Da der var opstillet flere kandidater, end der skulle vælges, blev det besluttet, at der skulle afholdes skriftlig afstemning. Kogulan, Mano og Anthony blev udpeget somstemmetællere.
d. Efter optælling af stemmesedlerne kunne det konstateres, at Ganesaratnam havde opnået flest stemmer ogdermed blev valgt som bestyrelsesmedlem med øjeblikkelig virkning.
e. Da Ganesaratnam i forvejen varetog posten som revisor, blev det besluttet, at der skulle udpeges én ny til denne post. Daniel meldte sig frivilligt, og han blev godkendt af forsamlingen.
a. Suganya fremlagde regnskabet. Foreløbig status på regnskab med kontoudskrift blev ddelt, gennemgået og godkendt. Eftersom regnskabet følger kalenderåret, blev det besluttet, at der skulle fremlægges et endeligt regnskab primo 2015.
b. Kontingent:
i. Der blev oplyst, at man fra bestyrelsens side forventede, at kontingentet for 2015 forblev uændret – dog forudsat at medlemstallet også forblev nogenlunde uændret. I forlængelse af dette blev det desuden fastslået, atkontingent perioden løber fra 1/10 – 30/9. Kontingentperioden differentieres ikke efter hvornår man melder sig ind. Kontingentet gælder således fra indbetalingsdato og frem til kontingentperiodens udløb.
ii. Bestyrelsesmedlem Thaya oplyste, at der stadigt var en del medlemmer, der ikke havde betalt kontingent for 2014.Han opfordrede derfor de pågældende til at indbetale snarest mulig.
iii. Det blev besluttet, at man fremadrettet skulle lette indmeldelsen, f. eks. ved fast benyttelse af indmeldelsesblanket.
i. Dette punkt vedrørte penge, som blev indsamlet af Murugaiah i forbindelse med foreningens arrangementer.
ii. Alle aspekter af sagen blev belyst i relevant omfang. Dette med henblik på at få klarhed over, hvem indsamlingsbøssen tilhørte. Der var dog ikke tilstrækkelig klarhed i forhold til, hvilken aftale der forelå mellem bestyrelsen og Murugaiah.
iii. Der var bred enighed om, at det afgørende måtte være, om Murugu indsamlede pengene på eget initiativ eller om dette var sket med en betinget accept fra foreningen.
iv. Der blev fremlagt to mulige løsninger:
• Forsøg på at komme i dialog med Murugaiah med henblik på at få en fornuftig snak om ovennævnte. Samtidigt at få oplyst hvilke tanker Murugu havde med indsamlingsbøssen.
• Sende et brev til Murugaiah med en rimelig frist til at forklare sig og evt. tilbagelevere indsamlingsbøssen.
v. Der var bred enighed om, at man først og fremmest burde få afklaret om foreningen overhovedet var berettiget til at kræve indsamlingsbøssen tilbage, forinden afsendelse af krævebrev. Brevet skulle formuleres således, at der ikke kunne opstå tvivl om, at foreningen havde del i indsamlingsbøssen af to primære grunde.
• 1. Indsamlingerne var foregået under foreningens arrangementer
• 2. Det var primært foreningens medlemmer der havde bidraget til denne.
Murugaiah skulle derfor opfordres til at oplyse, om pengene var brugt og i såfald, hvilket formål pengene vargået til. Såfremt pengene ikke var brugt, skulle foreningen have meddelelse om, hvilket formål pengene var tiltænkt.
vi. Derudover var der også opbakning til, at man fandt en mindelig løsning på dette, eftersom en videreførelse af dette kunne medføre, at problemet kom ud af proportioner.
a. Sportsudvalget
i. Bestyrelsesmedlem Thaya berettede kort om de afholdte aktiviteter. Det havde som udgangspunkt været et år med masser af aktiviteter for alle grupper. Fremmødet til disse aktiviteter havde været ganske tilfredsstillende – især Sportsdagen’ blev en stor succes.
ii. Det havde dog haltet lidt med volleyball på grund af for få deltagende. Bestyrelsesmedlem Kogulan udtrykte et stort ønske om at opstarte volley på ny. Det blev besluttet, at man ville give volleyball et sidste forsøg, og såfremt der ikke var tilstrækkelig tilslutning og opbakning hertil, ville aktiviteten blive stoppet. Bestyrelsen opfordrede derfor de interesserede til at deltage.
iii. Behovet for udskiftning i udvalget blev diskuteret. Følgende medlemmer stillede sig til rådighed for udvalget: Jasothini, Geeva, Sutha og Sivakumar.
• Da der var flere frivillige end behov, blev det besluttet, at udvalget internt skulle udvælge et passende antal medlemmer blandt de frivillige jf. ovennævnte.
iv. Anthony forslog, at foreningen burde arrangere en badmintonturnering. Dette blev modtaget positivt af bestyrelsen, som ville arbejde på sagen.
b. Kulturudvalget
i. Kogulan berettede kort om foreningens arrangementer i indeværende valgperiode.Her blev bl.a. nævnt Thai pongal, Navarathiri samt julefest. Festerne tiltrak en del medlemmer og forløb godt.
ii. Medlemmerne blev informeret om, at der ville blive afholdt julefest lørdag d.13 december.
iii. Suganya oplyste, at hun havde formået at indgå en aftale med Ungdomsskolen om gratis benyttelse af deres lokaler.
a. Medlemmer blev oplyst om, at der ikke måtte indtages mad og drikke i selve festsalen. Spisningen skulle i stedet ske i den dertilhørende spisesal.
b. Kogulan oplyste, at der på nuværende tidspunkt ikke var økonomi til, at foreningen kunne arrangere julefesten på egen hånd. Medlemmerne blev i denne forbindelse opfordret til at bidrage med hjælp til bl.a. mad, underholdning og rengøring
iv. Nandhini meldte sig frivilligt til at være en del af kulturudvalget.
v. Bestyrelsesmedlem Paskaran oplyste, at det ikke havde lykkes udvalget at stable en rejseaktivitet på fode, eftersom medlemmerne ikke havde vist tilstrækkelig interesse herfor. Der var enighed om, at foreningen skulle have mere fokus på rejseaktiviteter. Sutha foreslog bl.a., at det nødvendigvis ikke behøvede at være rejser til udlandet.
vi. Følgende meldte sig frivilligt til at få kickstartet rejseaktivitererne:
• Mahendirajah
• Selvarajah
• Anthony
• Sujeevan
• Vanaja
vii. Det blev desuden besluttet, at der skulle mere synlighed omkring aktiviteterne fra ’rejseholdet’
c. Informationsudvalg
i. Ganesh og Ratnam berettede, at udvalget arbejdede på at arrangere temadage. Formålet ville være at sætte fokus på emner som enten var aktuelle eller som havde en general interesse for foreningens medlemmer. Der blev bl.a. nævnt emner som diabetes, dagpenge og familiesamføring m.m. Udvalget opfordrede alle medlemmertil at komme med forslag og ønsker til mulige emner.
d. Seniorudvalg
i. Bestyrelsesmedlem Ganesh berettede, at udvalget blot havde arrangeret gåture, hvilket alene havde fundet sted to gange. Aktiviteten blev efterfølgende sat i bero grundet manglende tilslutning.
ii. Vathanan forslog en sammenlægning af Seniorudvalget og Sportsudvalget. Dette blev bl.a. begrundet med, at der var stor lighed med aktiviteterne i de enkelte udvalg. Sammenlægning af de to udvalg kunne medføre en styrkelse af kvaliteten og effektiviteten af aktiviteterne.
iii. Det blev besluttet, at bestyrelsen ville drøfte mulighederne for en sammenlægning af ovennævnte udvalg.
e. Uddannelsesudvalg
i. Sutha berettede, at aktiviteterne var på standby af to grunde; manglende opbakning fra forældre samt de uforventede ufordringer og problemer som foreningen havde mødt i den seneste tid.
• Sutha efterspurgte derfor mere opbakning fra forældre. Der ville blive arbejdet på at få gang i aktiviteterne snarest mulig.
6. Kvindeudvalg
i.Geeva oplyste, på vegne af Mythili, at udvalget havde fungeret godt, og at der blev afholdt et møde d. 5 november, hvor der var stor opbakning til at fortsætte. Udvalget arbejdede allerede målrettet på at få iværksat flere aktiviterer i det kommende år.
7. Evt.
a. Referater
i. Vigtigheden af at udarbejde beslutningsreferat for hvert møde blev fremhævet. De enkelte referat skulle indholde oplysninger om, hvad der var diskuteret, besluttet og aftalt på møderne.
ii. Referaterne skulle fungere som den røde tråd for bestyrelsens arbejde. På denne måde ville bestyrelsen sikre, at ikke-‐tilstedeværende medlemmer var opdateret og der ikke opstod misforståelser og uenighed om, hvad der tidligere var besluttet, drøftet og hvem der stod for hvad.
iii. Tanken var, at de enkelte udvalg udarbejdede referat, hvorefter udvalget skulle foranledige at bestyrelsen modtog dette. Bestyrelsen skulle herefter gennemgå disse og komme med deres bemærkninger dertil.
• Derudover blev det fremført, at hvert udvalg skulle have en plan for hvad de ønskede at sætte i gang og hvorledes disse kunne realiseres.
b. Sponsorater
i. Mathi oplyste, at der havde været negativ omtale pga. hans virksomhed, Resolvd’s sponsorat i forbindelse med sportsdagen.
ii. Ikke alle i bestyrelsen var bekendt med sponsoratet fra Resolvd og derfor ej heller velvidende om, at dette skulle have givet anledning til problemer. Det blev dog fastslået, at enkelte i bestyrelsen havde godkendt de enkelte sponsorater, hvorfor det kom bag på forsamlingen, at dette skulle have medført negativ omtale. Bestyrelsen fremhævede, at dette ikke var acceptabelt og ej forenelig med foreningens værdier. Bestyrelsen kommenterede ikke yderligere på dette.
iii. Der var bred enighed om, at bestyrelsen havde, inden for de af vedtægterne fastlagte rammer, bemyndigelse til at træffe afgørelse om sponsorater, hvilket medlemmerne måtte respektere.
c. Hjemmeside
i. Suganya oplyste, at det var en fejl, at foreningens tilhørsforhold og interesse ikke fremgik af foreningens vedtægter. Det blev derfor besluttet at tilføje følgende ordlyd:
”Foreningen er uafhængig af politiske og religiøse tilhørsforhold og interesser”
Dette skulle ligeledes tilføjes på hjemmesiden.
d. Det blev understreget, at det var afgørende, at der er en vis enighe i foreningen. Derudover skulle der være plads til forskellighed og sidst men ikke mindst vigtigt, at derarbejdes fordomsfrit.
Bestyrelsen takkede for god ro og orden og erklærede generalforsamlingen for afsluttet.
